4种情形下的异地交通费不是差旅费!

发布日期:2023-09-20 浏览次数:897

一、差旅费的界定

《财政部关于印发<中央和国家机关差旅费管理办法>的通知》(财行【2013】531号)第三条规定:差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

注:上述政策尽管针对的是国家机关制定,实务中,企业通常会参照适用,下同。

按照上述规定,公司员工到常驻地以外地区出差,所发生的火车交通费、飞机交通费、轮船交通费、长途客车(小客车和大客车)交通费、出差目的地的市内交通费,通常情况都会直接计入差旅费。

需要注意的是,并非所有的异地交通费都属于差旅费,财务人员需要根据业务性质判定费用的具体归属,否则就可能会产生相应的涉税风险。

二、四种特殊情形的异地交通费

(一)会议交通费

《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016〕214号)第十四条规定:会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

按照上述规定,如果公司在常驻地以外开会,如半年总结会、年度总结会等,所发生的异地交通费,就应计入“会议费”,而非“差旅费”。

无论计入“会议费”,还是计入“差旅费”,均可全额在税前扣除。

需要注意的是,按照《国家税务总局关于印发<中华人民共和国企业所得税税前扣除办法>的通知》(国税发【2000】84号,文件已废除,但很有实务借鉴意义)的规定,会议费需要提供相应的证明材料才能扣除,这些证明资料包括:会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。

(二)培训交通费

《关于印发<关于企业职工教育经费提取与使用管理的意见>的通知》(财建【2006】317号)附件:《关于企业职工教育经费提取与使用管理的意见》第三条第(五)款第6项规定:企业组织的职工外送培训的经费支出属于职工教育培训经费。

组织职工外送培训,很可能就会涉及到组织员工到常驻地以外的地区参加培训。这种情形下发生的异地交通费支出,应计入“培训费”,而非“差旅费”。

计入“培训费”,按照《财政部 税务总局关于企业职工教育经费税前扣除政策的通知》(财税【2018】51号)的规定,一般企业每年税前列支限额为不超过工资薪金总额8%(软件生产企业、航空企业、核力发电企业的特殊培训费除外),超过的部分,可在以后纳税年度结转扣除;若计入“差旅费”,则可全额在税前扣除。

若企业当年培训费金额超标,将培训交通费计入“差旅费”就容易产生涉税风险。

(三)探亲交通费

《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》(财企【2009】242号)第一条第(五)款规定,探亲假路费属于福利费。

按照上述规定,职工家乡在公司常驻地以外的地区,每年发生的探亲假路费(异地交通费),应计入“福利费”,而非“差旅费”。

计入“福利费”,按照《企业所得税法实施条例》的规定,每年在企业所得税前列支的限额为不超过工资总额的14%;计入“差旅费”,则可全额在企业所得税前列支。

在公司年度福利费总额超标的情况下,若将该类异地差旅费的支出记错科目,就容易产生涉税风险。

(四)非本公司员工交通费

《财政部关于印发<行政事业单位业务招待费列支管理规定>的通知》(财预字【1998】159号)第二条规定:本规定所称业务招待费,是指行政事业单位为执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用。包括:在接待地发生的交通费、用餐费和住宿费。

税务执法实践中,招待费的具体范围包括一下四类(来源:北京税务公众号《这几种情形的车票不能计入差旅费!》):

1、因企业生产经营需要而宴请或工作餐的开支;

2、因企业生产经营需要赠送纪念品的开支;

3、因企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支;

4、因企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。

基于上述规定,在实务操作中,发生下列情形,收到交通费发票的公司就应将该支出计入“招待费”,而非“差旅费”。

1、为客户负担交通费,邀请客户到本公司或其他地方参观、洽谈;

2、为其他公司人员负担交通费用,邀请其他公司为本公司提供专业服务;

3、为外聘专家负担交通费用,邀请专家为本公司提供咨询、培训等服务;

4、关联方A公司和B公司,A公司员工的交通费支出在B公司报销。

计入“招待费”,按照《企业所得税法实施条例》的规定,无法全额在税前列支;计入“差旅费”,则可全额在企业所得税前列支。

公司若将该类非本公司员工的交通费支出计入“差旅费”,就容易产生涉税风险。

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